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Manuel Des Politiques et Procédures

Ce manuel fait référence aux politiques et procédures générales de Be & Become, qui opère dans les locaux du Centre régional de ressources pour la jeunesse à Venosta, au Québec, et vise également à décrire les activités quotidiennes.


​Date d'approbation :  1er novembre 2017
Date de révision :  25 février 2022 
Date de révision :  
Date de révision :

Table des Matières

A.   Principes et valeurs de Be & Become............................................................................................... p. 4 
A.1. Déclaration de mission et objectifs du programme...............................................................................  5 
A.2. Valeurs ................................................................................................................................................................  6 
A.3. Principes .............................................................................................................................................................  7 
A.4. Règles BE & BECOME .....................................................................................................................................  8 
A.5. Code de conduite des jeunes ........................................................................................................................  9 
A.6. Code de conduite du conseil d'administration, du personnel et des bénévoles .......................... 10 
A.7. Code d'éthique du conseil d'administration, du personnel et des bénévoles ................................ 11 
A.8. Conflits d'intérêts du conseil d'administration, du personnel et des bénévoles .......................... 12

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B.Confidentialité.........................................................................................................................................p.13 
B.1. Confidentialité .................................................................................................................................................. 14

B.2. Limites de la confidentialité ........................................................................................................................ 15 
B.3. Obligation de signaler les allégations d'abus .......................................................................................... 16 
B.4. Violation de la confidentialité ..................................................................................................................... 17  

C.  Gouvernance......................................................................................................................................... p.18 
C.1. Structure de gouvernance - Conseil d'administration ......................................................................... 19 
C.2. Entente avec le Centre régional de jeunesse de l'Outaouais ............................................................. 20

 

E.  Procédures opérationnelles générales p.30 
E.1. Processus d'enregistrement .......................................................................................................................... 31 
E.2. Critères d'admission ....................................................................................................................................... 31 
E.3. Jeunes non éligibles ........................................................................................................................................ 31 
E.4. Sûreté et sécurité ............................................................................................................................................ 32 
E.5. Procédures d'urgence ..................................................................................................................................... 33
E.6. Intervention en cas de suicide .................................................................................................................... 34 
E.7. Rapport d'incident et de plainte .................................................................................................................. 35 E.8. Événements graves ........................................................................................................................................ 36 
E.9. Tâches d'ouverture ......................................................................................................................................... 37 
E.10. Routines Be & Become ................................................................................................................................ 38 
E.11. Tâches de clôture ........................................................................................................................................... 39  

F.  Planification du programme.............................................................................................................. p. 41 
F.1. Planification des programmes ............................................................................................................... 42 
F.2. Terrains d'activités en plein air ............................................................................................... 42 
F.3. Ressources communautaires ...................................................................................................... 43 
F.4. Mise en réseau ................................................................................................................................................. 43 
F.5. Conseil consultatif de la jeunesse .............................................................................................................. 44  

G. Bénévoles............................................................................................................................................... p.45 
G.1. Bénévoles .......................................................................................................................................................... 46 
G.2. Processus d'orientation des bénévoles ..................................................................................................... 46 
G.3. Informations générales sur le bénévolat et les possibilités de bénévolat ..................................... 46 

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H.  Documentation................................................................................................................................... p.49 
H.1. Livre de communication .............................................................................................................................. 50 
H.2. Clôture de dossier .......................................................................................................................................... 50 
H.3. Notes de contact ............................................................................................................................................. 50  

I.  Procédures d'urgence............................................................................................................................ p.51 
I.1. Non-ouverture pour cause de mauvais temps ou d'urgence du personnel .................................... 52 
I.2. Sécurité du bâtiment ...................................................................................................................................... 52 
I.3. Evacuation du bâtiment ................................................................................................................................ 53  

J. Formulaires 
- Code de conduite des jeunes 
- Code de conduite : Membre du conseil d'administration, personnel ou bénévole 
- Code d'éthique : Membre du conseil d'administration, personnel ou bénévole 
- Conflit d'intérêts : Conflit d'intérêt : membre du conseil d'administration, personnel ou bénévole 

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A.   Mission, objectifs, principes et valeurs de Be & Become  

A.1. Mission, objectifs et buts du programme 

​

Mission : 


Renforcer les liens entre les jeunes et la communauté en développant et en soutenant des activités communautaires qui encouragent l'engagement et le leadership des jeunes et leur donnent les moyens d'agir sur leur propre développement. 

Be and Become soutient et promeut l'engagement des jeunes dans nos communautés en collaboration avec des partenaires régionaux. 

​

 Objectifs : 

​

Fournir aux jeunes des services de proximité et de soutien qui traitent et préviennent les comportements à risque.

Soutenir et développer des activités communautaires qui soutiennent des projets d'engagement des jeunes qui leur permettent d'établir des liens avec la communauté, d'accéder à des ressources de soutien et à des possibilités d'éducation.

Aider et responsabiliser les jeunes qui veulent s'attaquer aux problèmes et aux modèles de comportement qui réduisent les facteurs de risque et augmentent les facteurs de protection, y compris les attachements positifs, les compétences et les ressources.
 
Assurer un espace sûr où les jeunes peuvent interagir avec leurs pairs dans le cadre d'activités récréatives, culturelles, sociales et créatives. 

 


Description et objectifs du programme :

​

Be & Become est une organisation à but non lucratif qui organise des activités principalement dans un centre régional de ressources pour la jeunesse - une installation située dans la gare rénovée de Venosta, et dans d'autres lieux. L'organisation a vu le jour en 2012 en tant que comité d'un groupe de membres de la communauté préoccupés par le fait que l'engagement des jeunes dans l'apprentissage, les activités et le leadership aiderait à construire une communauté plus forte et plus saine. Be & Become a été incorporé en tant qu'organisation à but non lucratif en 2018 pour servir les jeunes. Nous aidons les jeunes à prendre des décisions positives en matière de santé et de mode de vie en offrant un environnement sécuritaire qui encourage et facilite la croissance et le développement social positif des jeunes de la MRC de la Vallée-de-la-Gatineau. 

​

BE & BECOME fournit des environnements sûrs avec des opportunités d'apprentissage et de développement pour les jeunes de tous âges: 

​

  • Proposant une programmation créative et innovante 

  •  En offrant des opportunités de leadership 

  •  En établissant des relations avec d'autres organisations et individus qui partagent nos valeurs 

  • Promouvoir le dialogue et les interactions avec tous les groupes d'âge 

  • Travailler en équipe pour créer une communauté saine 

A.2.  Valeurs

Leadership

des jeunes Par les jeunes / pour les jeunes / par les jeunes est notre devise. Nous pensons que pour assurer un meilleur avenir, les jeunes doivent s'approprier notre organisation et nos activités, en assumer la responsabilité et en prendre la direction.  

​

Égalité des chances

Nous nous engageons à être inclusifs, à ne pas porter de jugement et à offrir à tous nos jeunes un environnement sûr et accueillant, ainsi qu'un rôle dans la prise de décision. Tout le monde a son mot à dire au sein de Be & Become.


Apprentissage 
Nous donnerons aux jeunes la possibilité d'essayer, d'échouer, de réussir, d'apprendre et de grandir en les encourageant, en les guidant, en les encadrant et en les soutenant sans relâche. Si vous y croyez, vous pouvez y arriver.

 
Innovation 
Nous resterons actuels, intéressants, engageants, stimulants et à la pointe de la technologie dans nos programmes et activités en disant oui aux idées et aux rêves, et en travaillant dur pour les faire fonctionner. 
Engagement Il faut un village pour élever un enfant. Nous travaillerons en partenariat et en collaboration avec notre communauté, d'autres organisations locales, des sponsors et des individus pour aider à construire une communauté saine. 

A.3.  Principes 

Respect des différences

 

  • Encourager la pensée individuelle et considérer chaque jeune comme un individu.

  • Reconnaître les différences, les célébrer et aider les jeunes à les comprendre et à les respecter.

  • Aider les individus à apprendre et à comprendre d'autres cultures, orientations, croyances et choix de vie.

​

Sécurité 

​

  • Les jeunes ont droit à l'intimité et à la confidentialité. 

  • Reconnaître et créer un environnement qui respecte le besoin de sécurité émotionnelle, physique et spirituelle de chaque individu. 

  • Reconnaître le droit à des croyances personnelles, mais pas le droit d'imposer ces croyances aux autres. Empowerment vs. pouvoir sur 

  • Reconnaître les différences de pouvoir. 

  • Encourager les jeunes à se prendre en charge en leur fournissant les ressources nécessaires pour faire des choix plus sains.  

  • Partager les informations et les connaissances. 

  • Donner l'exemple d'une prise de décision saine.

 

Choix 

​

  • Fournir des informations et des ressources appropriées pour permettre aux jeunes de faire des choix éclairés. 

  • Respecter les choix personnels. 

  • Veiller à ce que les jeunes aient la possibilité de comprendre les conséquences possibles de leurs choix. 

  • Aider les jeunes à tirer les leçons des choix qu'ils ont faits et les soutenir dans la gestion des conséquences de leurs décisions. 

​

Responsabilité 

 

  • Chaque individu est responsable de ses actions, de ses décisions et de ses choix. 

  • Tenir les individus pour responsables d'une manière positive, solidaire et respectueuse. 

  • Partager les connaissances et prendre en compte d'autres points de vue. Rendre des comptes aux jeunes, écouter leurs besoins, répondre à leurs préoccupations et les aider à répondre à leurs besoins. 

​

​

Femmes positives/Diversité positive 

 

  • S'efforcer d'obtenir l'égalité pour tous. 

  • Reconnaître les obstacles systémiques auxquels sont confrontés les jeunes, en particulier les jeunes femmes, dans notre société. 

  • Remettre en question les stéréotypes et la discrimination. 

  • Fournir une éducation sur les définitions sociétales des rôles des hommes et des femmes. 

  • Reconnaître la diversité des rôles des femmes dans les différentes cultures. 

  • Aider les jeunes à comprendre le cycle de la violence et son impact sur l'individu et la famille. 

A.4. RÈGLES "ÊTRE ET DEVENIR

Politique 
Le conseil d'administration et le directeur général veillent à ce que des règles appropriées soient mises en place pour guider le comportement des jeunes qui participent aux programmes et aux activités du Centre et à ce que les jeunes soient conscients de ces règles. 

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Procédures 


Les règles suivantes sont affichées dans le Centre et sont révisées sur les conseils du personnel, des bénévoles ou du Conseil consultatif de la jeunesse. 

​

  1. Les activités du Centre régional de ressources pour la jeunesse sont ouvertes aux personnes âgées de 9 à 34 ans. Notre programme principal, les Cercles de jeunes, s'adresse aux jeunes de 12 à 18 ans. Des projets et programmes spéciaux peuvent inclure des participants de tous âges. 

  2. Lors de leur première visite à Be & Become, les jeunes doivent remplir un formulaire d'inscription.  Pour les visites suivantes, ils doivent signer un journal quotidien. 

  3. Be & Become et ses environs immédiats sont un environnement sans fumée. 

  4. Be & Become offre un environnement sûr et non menaçant pour le personnel, les bénévoles et les jeunes.  Toute personne perturbant cet environnement par un langage grossier, des insultes verbales ou un comportement perturbateur sera priée de quitter le Centre. 

  5. Les jeunes ont accès aux installations du Centre régional de ressources pour la jeunesse lorsqu'elles sont ouvertes, à l'exception des bureaux de Be and Become. 

  6. Si un jeune cause des dommages à une propriété de Be & Become, accidentellement ou intentionnellement, l'incident est signalé au directeur général et un moyen de réparation mutuellement convenu est mis en place. 

  7. Le niveau de décibels de la musique peut être un problème.  Si quelqu'un estime qu'il est trop fort, il doit réagir en baissant le son. 

  8. Tout membre du personnel est habilité à demander à une personne de quitter Be & Become et à lui demander de s'engager à adopter un comportement approprié avant de revenir. 

  9. En cas de comportement illégal ou incontrôlable au Centre, la police est immédiatement appelée. 

  10. Si un jeune a le sentiment d'avoir été traité injustement, il a le droit de faire examiner sa plainte par le directeur exécutif, un animateur de jeunesse ou, en cas d'insatisfaction, par le président du conseil d'administration. 

A.5. Code de conduite des jeunes 

Politique 


Be & Become est là pour permettre aux jeunes de 9 à 18 ans de passer un moment sûr, amusant et sans souci, et pour étendre les programmes et les projets aux jeunes adultes jusqu'à l'âge de 34 ans.  Pendant votre séjour, nous attendons de tous, jeunes et personnel compris, qu'ils fassent preuve de respect, de courtoisie et de gentillesse.   


Procédures 


Faire de Be & Become un lieu sûr est important pour les jeunes, le personnel et le conseil d'administration. Afin d'assurer un environnement sûr pour tous, les activités suivantes ne sont pas tolérées à Be & Become:

 

  • L'intimidation, sous quelque forme que ce soit. 

  • L'utilisation, verbale ou autre, d'un langage, de graffitis et d'actions qui ciblent les autres, encouragent la haine, le racisme, le sexisme et/ou l'homophobie. 

  • Le port d'armes et/ou d'objets pouvant être intentionnellement utilisés comme armes. 

  • La consommation ou l'influence de drogues, d'alcool ou de toute autre substance, y compris les boissons énergisantes (p. ex. Red Bull), est strictement interdite à Be & Become. 

  • La violence, les menaces verbales ou non verbales, les gestes ou activités menaçants. 

  • Toute activité illégale, y compris, mais sans s'y limiter, le transport de substances illégales, les biens volés, le vol ou le vandalisme au sein de Be & Become et de ses environs.

 

Si le personnel a connaissance de telles activités, la police sera immédiatement contactée. 

 

  • Comportement bruyant et perturbateur, y compris les cris et les hurlements. 

  • Agir de manière dominatrice, contrôlante, agressive ou manipulatrice au sein de Be & Become. 

  • Se livrer à un jeu brutal ou à un comportement violent qui pourrait vous blesser, blesser d'autres personnes ou blesser la propriété du Regional Youth Resource Centre. Un seul avertissement sera accordé avant que l'on vous demande de partir. 

  • Il est interdit de fumer à l'intérieur ou autour du bâtiment. 

​

Si vous choisissez de ne pas respecter ce code, vous décidez de ne pas être ici et le personnel vous demandera de partir.  Be & Become est un lieu sûr pour tous les jeunes, y compris toi, et tu dois contribuer à le maintenir en sécurité.  

​

Que se passe-t-il si l'on vous demande de partir ? 

​

  • En cas de première infraction, il n'y aura pas d'autres conséquences si vous acceptez de continuer à vous conformer aux attentes de Be & Become. 

  • En cas de deuxième infraction, nous appellerons vos parents ou votre tuteur pour qu'ils viennent vous chercher immédiatement. 

  • En cas de troisième infraction, tu seras exclu de Be & Become pour une période convenue entre le personnel, toi-même et tes parents ou ton tuteur. 

  • En cas de quatrième infraction, il pourrait t'être interdit de revenir à Be & Become. 

A.6. Code de conduite du conseil d'administration, du personnel et des bénévoles 

Politique

​

Le code de conduite de Be & Become a été mis en place pour guider et protéger les jeunes ainsi que le conseil d'administration, le personnel et les bénévoles.  Ce code vise à garantir que le conseil d'administration, le personnel et les bénévoles agissent de manière professionnelle et fiable lorsqu'ils interagissent avec les jeunes et entre eux.  Toute infraction au code de conduite peut donner lieu à des mesures disciplinaires (pouvant aller jusqu'au licenciement) et, dans certains cas, à des poursuites pénales.  

Tous les membres du conseil d'administration, le personnel et les bénévoles sont tenus de signer le code de conduite. 

​

Procédures

​

Les membres du conseil d'administration, le personnel et les bénévoles de Be & Become doivent se comporter de manière à 

 

  1. Assurer la sécurité, la santé et le bien-être de tous les jeunes de BE & BECOME. 

  2.  S'assurer que leur conduite personnelle est, et est perçue comme étant, de la plus haute qualité et en accord avec la mission, les valeurs et les principes de Be & Become. 

  3.  Éviter de s'impliquer dans des activités criminelles, des activités qui contreviennent aux droits de l'homme ou qui compromettent le travail de Be & Become. 

  4.  S'abstenir de toute forme d'intimidation, de harcèlement, de discrimination, de violence physique ou verbale, de négligence, d'intimidation ou d'exploitation. 

A.7. Code d'éthique du conseil d'administration, du personnel et des bénévoles 

Politique 
Les membres du conseil d'administration, le personnel et les bénévoles de BE & BECOME sont tenus de se conformer au code d'éthique prescrit qui encourage le développement d'un esprit de prise de décision collective, d'objectifs partagés et d'appropriation et de respect des décisions. Ce code d'éthique est une déclaration succincte des principes essentiels destinés à régir la conduite du conseil d'administration, du personnel et des bénévoles de Be & Become.  Tous les membres du conseil d'administration, le personnel et les bénévoles sont tenus de signer le code d'éthique. 

​

Procédures


Les membres du conseil d'administration, le personnel et les bénévoles de Be & Become doivent se comporter d'une manière qui : 

  • Soutient les objectifs de Be & Become 

  • Servir les intérêts généraux de Be & Become plutôt que ceux d'un groupe particulier. 

  • Apporte crédibilité et bonne volonté à Be & Become 

  • Respecte les principes du fair-play et de la régularité de la procédure 

  • Respecte les individus dans toutes les manifestations de leur diversité culturelle et linguistique et de leurs conditions de vie 

  • Respecte et prend équitablement en considération les points de vue divers et opposés 

  • Fait preuve de diligence et de dévouement dans la préparation et la participation aux réunions, aux événements spéciaux et à toutes les autres activités au nom de Be & Become 

  • Fait preuve de bonne foi, d'un jugement prudent, d'honnêteté, de transparence et d'ouverture dans ses activités au nom de Be & Become 

  • Veille à ce que les affaires financières de Be & Become soient gérées de manière responsable et transparente, en tenant dûment compte de ses responsabilités financières et de sa fonction de tutelle publique. 

  • Évite les conflits d'intérêts réels ou apparents 

  • Se conforme aux politiques approuvées par le conseil d'administration, en particulier le présent code de conduite, l'accord de confidentialité et les politiques relatives aux conflits d'intérêts. 

  • Démontre publiquement son acceptation, son respect et son soutien aux décisions prises légitimement dans le cadre des activités de Be & Become. 

A.8 Conflits d'intérêts au sein du conseil d'administration, du personnel et des bénévoles

Conflit d'intérêts

 

La norme de comportement à Be & Become est que tous les membres du personnel, les bénévoles et les membres du conseil d'administration évitent scrupuleusement tout conflit d'intérêts entre les intérêts de Be & Become et leurs intérêts personnels, professionnels et commerciaux. Cela inclut les conflits d'intérêts réels ainsi que les perceptions de conflits d'intérêts.

 

Je comprends que l'objectif de cette politique est de protéger l'intégrité du processus décisionnel de Be & Become, de permettre à nos membres d'avoir confiance en notre intégrité et de protéger l'intégrité et la réputation des bénévoles, du personnel et des membres du conseil d'administration.

 

Au moment de l'élection, de l'embauche ou de la nomination, ou avant, je divulguerai par écrit l'intégralité des intérêts, relations et avoirs susceptibles d'entraîner un conflit d'intérêts pour Be & Become. Cette déclaration écrite sera conservée dans le dossier et je la mettrai à jour le cas échéant.

 

Au cours des réunions et des activités, je divulguerai tout intérêt dans une transaction ou une décision où moi-même (y compris mon entreprise ou mon affiliation à un autre organisme à but non lucratif), ma famille et/ou mon conjoint, mon employeur ou mes proches associés recevront un avantage ou un gain. Après la divulgation, je comprends qu'il me sera demandé de quitter la salle pour la discussion et que je ne serai pas autorisé à voter sur la question.

 

Je comprends que cette politique se veut un complément au bon jugement et je respecterai son esprit ainsi que sa formulation.

B. Confidentialité

B.1. Confidentialité

 

Politique

​

Be & Become est sensible au fait qu'elle opère dans une petite communauté où les membres du conseil d'administration, les bénévoles et le personnel peuvent être familiers avec les jeunes et leurs familles au sein de la communauté. La confidentialité du dossier d'un individu et des conversations personnelles est maintenue à tout moment. Dans certaines circonstances, la loi n'autorise pas le maintien de la confidentialité. Pour ces exceptions, voir le point 2 de la présente section.

 

Procédures

​

1. Un bénévole ou un membre du personnel n'est pas autorisé à répéter des informations confidentielles obtenues lors d'une discussion privée avec un jeune.

2. Le dossier d'une personne est conservé dans une armoire fermée à clé, qui n'est accessible qu'aux membres du personnel.

3. Le dossier d'une personne est détruit après un an d'absence de contact avec Be & Become.

4. Un système d'alarme de sécurité est en place pour garantir que les documents confidentiels contenus dans les classeurs verrouillés sont protégés à tout moment.

5. Toute révélation d'abus sexuel ou physique sur un enfant doit être immédiatement signalée au Directeur de la protection de la jeunesse (DPJ), si l'enfant est âgé de moins de 16 ans (voir l'obligation de signalement ci-dessous).

6. Si l'abus est ancien, mais que l'auteur continue d'avoir accès à des mineurs, il doit être signalé à la DPJ, car les enfants continuent d'être en danger.

7. Cette politique et cette procédure sont affichées dans Be & Become afin que les jeunes en connaissent le contenu.

B.2. Limites à la confidentialité

La confidentialité ne peut être maintenue si une personne révèle qu'elle va se suicider ou tuer quelqu'un d'autre, si une personne de moins de 16 ans est victime de maltraitance ou si la connaissance d'un crime est révélée.

B.3. Obligation de signaler les allégations d'abus

Politique

​

En tant que professionnels, nous avons l'obligation de signaler tout soupçon d'abus présumé sur des enfants de moins de 16 ans. Cela inclut également les informations concernant un jeune qui a des frères et sœurs âgés de moins de 16 ans.

 

Procédures

​

1. La DPJ prend les informations (la personne qui répond au téléphone n'est pas un agent d'accueil). Ces informations sont ensuite transmises à un agent d'accueil qui vérifie s'il existe un dossier ouvert sur l'auteur présumé, sa famille, etc. S'il y a un dossier actif, ce travailleur peut également vérifier auprès de la police s'il y a des antécédents ou une implication dans le système.

2. Le travailleur prendra alors une décision sur la base de toutes les informations dont il dispose et que nous ne pouvons pas avoir ou connaître.

3. Ils reviendront vers les jeunes s'ils ont besoin d'informations supplémentaires.

4. Il est reconnu qu'avec la loi actuelle sur les services à l'enfance et à la famille (LSEF), nous ne sommes pas au courant de leur éventuelle intervention ou des résultats d'une éventuelle enquête.

5. Vous pouvez toujours appeler le service d'accueil et demander une consultation en cas de questions. Ils écouteront vos préoccupations et vous conseilleront sur l'opportunité de déposer un rapport ou non.

B.4. Violation de la confidentialité

Politique

​

Si un membre du personnel, un bénévole ou un membre du conseil d'administration rompt la confidentialité d'un client, il est passible d'un licenciement immédiat.

 

Procédure

​

Si un membre du personnel, un bénévole ou un membre du conseil d'administration est accusé d'avoir violé le secret professionnel et qu'il n'est pas certain que cela se soit produit, le président du conseil d'administration et le directeur exécutif, s'il n'est pas la personne accusée, mèneront une enquête pour établir les faits.

 

Des entretiens seront menés avec les personnes concernées ; tous les membres du conseil d'administration seront informés de la situation. À l'issue de l'enquête, si une décision n'est toujours pas claire, elle sera prise au niveau du conseil d'administration sur la base des faits qui lui ont été rapportés.

C. La gouvernance

C.1. Structure de gouvernance - Conseil d'administration

​

Politique

​

Be & Become est dirigé par un conseil d'administration composé d'un minimum de 5 et d'un maximum de 9 membres qui représentent la communauté desservie par Be & Become et qui possèdent à la fois les connaissances et l'engagement nécessaires à la mise en place d'un programme pour les jeunes.

 

Procédures

​

1. Le conseil d'administration dispose d'un bureau composé d'un président, d'un vice-président ou d'un président sortant (en alternance), d'un trésorier et d'un secrétaire.

2. La durée du mandat est de 2 ans.

3. Les membres du conseil d'administration sont élus lors de l'assemblée générale annuelle.

4. Le président préside le conseil d'administration.

5. Le conseil d'administration se réunit tous les mois, ou plus souvent si nécessaire.

6. Le conseil d'administration est responsable des finances de l'organisation.

7. Le conseil d'administration nomme un président pour chaque sous-comité chargé de la gouvernance, de la planification et des ressources humaines, de la communication et des relations publiques, de la programmation, ainsi que des finances et des affaires juridiques, selon les besoins.

C.2. Accord avec le centre régional de ressources pour la jeunesse

Politique

​

Be & Become s'engage à coopérer pleinement et ouvertement avec le Centre régional de la jeunesse de l'Outaouais afin de mieux servir la communauté.

 

Procédures

​

1. Be & Become opère dans et à partir de ses installations à Venosta, QC, le Centre régional de ressources pour la jeunesse. Pour opérer dans d'autres installations, Be & Become devra soumettre les principes directeurs de Be & Become.

2. Be & Become couvre les dépenses du Centre régional de ressources pour la jeunesse pour l'utilisation de ses installations pour la programmation, les réunions du conseil d'administration et du personnel, la sensibilisation de la communauté et d'autres activités connexes nécessaires au bon fonctionnement de Be & Become.

3. Toute modification des heures d'ouverture normales de Be & Become sera déterminée chaque année avant le 1er juilletst , si possible, mais au moins une saison à l'avance.

4. Toute utilisation de l'espace au-delà des heures d'ouverture prédéterminées doit être négociée/coordonnée avec le directeur exécutif de Be and Become.

D. Finances

D.1. Responsabilités financières

 

Politique

​

Le conseil d'administration est chargé de veiller à ce que des fonds suffisants soient disponibles pour le budget opérationnel de Be & Become et pour tous les projets approuvés. Be & Become ne peut pas fonctionner avec un budget déficitaire. Pour assurer la santé financière de Be & Become, le conseil d'administration se voit confier quatre responsabilités financières clés.

 

Procédures

​

1. Veiller à ce que les ressources financières soient suffisantes pour le travail de l'organisation. Cette responsabilité peut impliquer la collecte de fonds, si nécessaire.

2. Superviser les dépenses financières et rendre compte aux organismes de financement et à la communauté de la gestion des fonds reçus.

3. Gérer les actifs de l'organisation pour protéger son avenir.

4. Pour être responsable en dernier ressort de la situation financière de l'organisation, il faut s'assurer que des contrôles financiers sont en place.

D.2. Financement

Politique

​

Le conseil d'administration est chargé de veiller à ce que les subventions nécessaires soient demandées et fassent l'objet d'un rapport conformément aux exigences des différents organismes de financement.

 

Procédures

​

1. Le président du conseil d'administration s'assure que toutes les procédures de demande et de rapport pour la subvention de fonctionnement de l'Agence de la santé et des services sociaux de l'Outaouais sont respectées dans les délais prescrits.

2. Un état financier, préparé par le trésorier, indiquant les recettes et les dépenses, ainsi qu'un bilan, sont examinés et approuvés chaque mois par le conseil d'administration.

3. Une déclaration auditée est préparée par un auditeur indépendant sur une base annuelle.

4. Tout projet ou programme approuvé en dehors du budget de fonctionnement doit être accompagné de fonds de soutien.

5. Le soutien financier apporté par l'Agence et/ou tout autre organisme significatif est reconnu sur le matériel promotionnel imprimé de Be & Become.

D.3. Pouvoir de signature

Politique

​

Le conseil d'administration approuve les pouvoirs de signature pour les chèques et les accords contractuels. Deux (2) signatures sont toujours requises : celle du directeur général et celle d'un membre désigné du conseil d'administration. Toutes les dépenses supérieures à 500 dollars, en dehors du budget opérationnel, doivent être approuvées à l'avance par le conseil d'administration.

 

Procédures

​

1. Toutes les factures sont approuvées et paraphées avant paiement par le directeur exécutif ou un membre du conseil d'administration.

2. Toute modification des barèmes de rémunération ou tout nouveau barème de rémunération d'un employé doit être approuvé au préalable par le conseil d'administration.

3. Les chèques sont signés par les signataires autorisés agréés.

4. Le conseil d'administration approuve à l'avance toute dépense, en dehors du budget opérationnel, supérieure à 500 dollars.

D.4. Petite caisse

Politique

​

La petite caisse est conservée sur place, en lieu sûr, pour couvrir les dépenses de fonctionnement occasionnelles effectuées par les membres du personnel, les membres du conseil d'administration ou les bénévoles qualifiés.

 

Procédures

​

1. La petite caisse, d'un montant maximum de 200 dollars, est conservée dans une boîte fermée à clé, elle-même rangée dans un classeur fermé à clé.

2. La personne de service à Be & Become est responsable de la distribution des fonds de la petite caisse.

3. Un bon de petite caisse, auquel est joint un reçu, rend compte de chaque dépense de la petite caisse.

4. La petite caisse est réapprovisionnée mensuellement.

D.5. Suivi financier 

 Politique 

L'allocation des ressources financières et humaines est l'expression tangible des priorités et des valeurs du conseil d'administration. Pour s'assurer que le budget reflète les objectifs de l'organisation, les membres du conseil d'administration surveilleront les finances dans trois domaines fondamentaux : 

 

Procédures

​

  1. Gestion financière ​

​

1.1Approuver et élaborer le budget annuel. 

1. 2 Développer les contrôles et les procédures financières. 

1.3. Mise en place et suivi du système d'enregistrement des données financières. 

1.4 S'assurer que des systèmes d'information financière sont en place. 

1.5 Contrôler les recettes et les dépenses de l'organisation. 

 

  1. Collecte de fonds 

​

2.1 Établir des objectifs de collecte de fonds en fonction des besoins de l'organisation. 

2. 2 Élaborer des buts, des objectifs et un plan de réussite. 

2.3 Recruter des champions et des bénévoles. 

​

  1. Gestion du capital 

​

3.1Intégrer les dépenses en capital dans le budget. 

D.6 Outils de suivi des recettes et des dépenses

Politique 

​

Be & Become contrôlera les recettes et les dépenses à l'aide d'une série d'outils. 

 

Procédures 

​

1. Tenue de registres financiers 

​

Le conseil d'administration engagera un comptable indépendant pour tenir un système de comptabilité et préparer des comptes de résultats et des bilans mensuels.  Bien que le personnel s'occupe de la tenue des comptes, il incombe au conseil d'administration de veiller à ce que des documents financiers exacts soient conservés. 

 

2. Le bilan 

​

Le conseil d'administration recevra un bilan mensuel, qui représente la valeur nette de l'organisation, indiquant ce qu'il resterait si tous les actifs étaient convertis en liquidités et utilisés pour payer toutes les dettes. 

 

3. Rapport sur un projet ou un événement spécifique 

​

Le conseil d'administration demandera un rapport spécial sur un événement ou un projet impliquant une somme d'argent importante (en termes de dépenses ou de collecte de fonds). Ces rapports aideront les membres du conseil d'administration à déterminer le type d'effet que l'événement ou le projet pourrait avoir sur la santé financière globale de l'organisation. 

 

4. État financier vérifié 

​

Be & Become fera réaliser un audit annuel par une personne qualifiée extérieure à l'organisation afin de s'assurer que les états financiers représentent réellement et précisément la situation financière de l'organisation.  Les états financiers vérifiés seront soumis à tous les organismes de financement et présentés lors de l'assemblée générale annuelle. 

 

5. Rapports financiers 

​

Tout au long de l'année, le conseil d'administration recevra des informations financières précises sur Be & Become.  Le conseil d'administration recevra les états financiers une fois par mois pour examen. Le trésorier du conseil d'administration travaillera en étroite collaboration avec le directeur exécutif afin d'offrir une interprétation de la situation financière au conseil d'administration chaque mois. 

​

6. Compte de résultat 

​

Le conseil d'administration recevra des comptes de résultats mensuels. Le compte de résultat représente les recettes et les dépenses réelles de l'organisation au cours de l'exercice fiscal et est organisé selon les mêmes catégories que le budget. 

D.7 Contrôles et procédures financiers 

Politique

​

Les ressources financières de Be & Become seront gérées et protégées par l'utilisation de contrôles et de procédures appropriés. Les contrôles permettront de s'assurer qu'aucune personne n'a l'autorité ou la responsabilité des finances de l'organisation. Le conseil d'administration a élaboré un mandat d'autorité pour les dépenses financières qui stipule clairement qui peut autoriser des dépenses pour quoi et dans quelles limites. 

​

Procédures 

 

  1. Un membre du conseil d'administration et le directeur exécutif participeront à la procédure de contrôle de toutes les dépenses, de la rédaction des chèques à leur autorisation. 

  2. Toutes les sommes reçues doivent être enregistrées à au moins deux endroits. 

  3. Deux personnes signeront tous les chèques - un membre du conseil d'administration et le directeur exécutif. 

D.8. Élaboration du budget annuel

Politique 

​

Au mois de mars de chaque année, le directeur exécutif élabore un budget annuel, selon une procédure établie, qui est soumis à l'approbation du conseil d'administration.  Le budget est un plan financier pour une année. 

 

Procédures 

​

  1. Déterminer les montants que Be & Become recevra : revenus et recettes, et leur provenance. 

  2. Déterminer comment Be & Become dépensera son argent. 

  3. Détailler les dépenses et les frais spécifiques. 

  4. Le processus budgétaire comprendra six étapes fondamentales : 

  5. Établir des calendriers pour la préparation du budget. 

  6. Rassembler toutes les informations nécessaires à l'élaboration du budget. 

  7. Examiner les informations recueillies et élaborer un projet de budget. 

  8. Examiner le projet de budget et préparer des déclarations pour examen au moins une fois par trimestre. 

  9. Soumettre le budget à l'approbation du conseil d'administration. 

  10. Contrôler le budget. 

E.  Procédures opérationnelles générales 

E.1 Processus d'enregistrement

 

Chaque jeune qui se présente au Centre régional de ressources pour la jeunesse est accueilli à la porte et, une fois ses besoins de base satisfaits, est inscrit au centre.  L'objectif de l'inscription est d'établir une relation avec le jeune, d'aider le personnel à comprendre pourquoi le jeune a besoin des services, de familiariser le jeune avec les services, de s'assurer que le jeune comprend ce à quoi il peut s'attendre et ce que l'on attend de lui, et d'aider à toute orientation qui pourrait s'avérer nécessaire.  Tous les jeunes, le personnel et les bénévoles qui ont accès à ce bâtiment doivent connaître ce formulaire.  Une fois l'admission effectuée, le jeune se familiarise avec l'environnement physique du bâtiment, est informé de la procédure d'évacuation en cas d'incendie et est présenté à l'ensemble du personnel. 

E.2. Critères d'admission 

Les jeunes qui répondent aux critères de base suivants sont admis aux activités organisées dans le cadre de Be and Become : 

  • De 9 à 17 ans, moins de 16 ans avec le consentement du tuteur - lorsque la Société d'aide à l'enfance (SAE) est le tuteur, l'agent chargé du dossier est consulté pour obtenir le consentement de la personne qui s'occupe de l'enfant. 

  • Les jeunes ne sont pas considérés comme éligibles aux services du centre régional de ressources pour la jeunesse s'ils ne peuvent pas ou choisissent de ne pas contribuer au maintien d'un environnement sûr ( ) dans ce bâtiment.  

E.3. Jeunes non éligibles 

Les jeunes sont considérés comme inéligibles aux activités Be and Become lorsqu'ils ont fait des choix qui affectent la sécurité des autres activités, des participants et/ou du personnel.  L'exclusion est décidée après consultation du personnel et après que tous les efforts ont été faits pour aider le jeune à comprendre pourquoi ses actions constituent un risque pour la sécurité de l'environnement de la halte-garderie.  Une décision de suspension n'est jamais définitive et peut être annulée si le jeune comprend les problèmes et s'il est prêt à faire les changements nécessaires.  

E.4. Sûreté et sécurité

Politique 

​

Be & Become et ses programmes doivent offrir un environnement sûr et sécurisé aux jeunes, aux membres du personnel, aux bénévoles et aux visiteurs.  À aucun moment, le bien-être personnel ou les droits de l'homme d'un individu ne peuvent être menacés. 

 

Procédures 

​

  1. Be & Become ne peut pas ouvrir sans deux membres du personnel ou des bénévoles qualifiés. 

  2. Les règles de Be & Become interdisent l'utilisation d'un langage obscène, les attaques personnelles et les comportements brutaux. 

  3. Le personnel ou un bénévole qualifié intervient immédiatement si la sécurité d'une personne est menacée.  Si l'intervention est inefficace, les procédures d'urgence sont appliquées. 

  4. Dans la mesure du possible, les discussions de groupe portent sur les comportements inappropriés à Be & Become. 

  5. Le personnel signale immédiatement au personnel du centre régional de ressources pour la jeunesse tout risque pour la sécurité des installations physiques. 

E.5. Procédures d'urgence

Politique 

​

Be & Become ne tolère aucune activité illégale ou dangereuse.  Le personnel et les bénévoles qualifiés répondent immédiatement à toutes les situations d'urgence qui mettent en danger toute personne à Be & Become. 

 

Procédures 

​

  1. Appelez le 911 et demandez l'aide des pompiers, des services médicaux et/ou de la police. 

  2. Retirer les jeunes de la zone dangereuse, soit dans une autre pièce, soit à l'extérieur, en fonction de la nature de l'urgence. 

  3. En cas de blessure, appeler le parent le plus proche et l'informer de la situation et des mesures prises. 

  4. Une fois l'urgence passée, apportez votre soutien aux jeunes qui restent à Be & Become et proposez-leur d'appeler leur famille. 

  5. Déposer un rapport de situation. 

  6. Si un jeune a été éloigné des locaux, et si cela est possible, proposez-lui de le rencontrer en dehors du site pour discuter de la situation avec lui et des conséquences en termes de "Be & Become" (être et devenir). 

E.6. Intervention en cas de suicide

Politique 

​

Si un jeune parle de suicide ou menace de se suicider, tout est mis en œuvre pour engager la conversation avec lui et rester en contact avec lui. 

 

Procédures

 

  1. Si une personne appelle Be & Become et parle de suicide, parlez-lui calmement en l'encourageant à parler autant que possible. 

  2. Notez sur un bloc-notes leur numéro de téléphone entrant et toute autre information obtenue. 

  3. Tout en restant au téléphone, localisez l'autre membre du personnel ou le bénévole qualifié et signalez votre besoin d'assistance. 

  4. Essayez de déterminer où il se trouve et s'il est seul ou non. 

  5. Si vous estimez que la personne a déjà pris des mesures pour menacer sa vie, tout est mis en œuvre pour envoyer la police ou une aide médicale sur place. 

  6. Si la personne n'est pas considérée comme un danger pour elle-même, tout est mis en œuvre pour l'orienter vers un conseiller professionnel. 

  7. Si la menace d'un suicide survient à Be & Become, les mêmes procédures sont appliquées avec un contact individuel et le 911 est appelé en cas d'urgence. 

  8. Le directeur exécutif est informé de l'incident. 

  9. Un rapport d'incident est établi.  

E.7. Rapport d'incident et de plainte

Politique 

​

Un rapport d'incident et de plainte doit être établi lorsqu'un comportement perturbateur ou une situation d'urgence se produit à Be & Become. 

 

Procédures 

​

  1. Un rapport d'incident et de plainte est rempli immédiatement après le traitement d'un incident ou d'une situation d'urgence. 

  1. Le rapport décrit la situation, les mesures prises et le suivi nécessaire. Il est transmis et examiné par le directeur exécutif. 

  1. Une copie du rapport est versée au(x) dossier(s) de la (des) personne(s) impliquée(s) et dans le dossier du rapport d'incident. 

  1. Le rapport d'incident et de plainte est examiné par le directeur exécutif, qui le présente, l'examine et planifie, en collaboration avec le personnel et les membres du conseil d'administration, les mesures préventives à prendre à la suite de l'incident.  

E.8. Événements graves

Politique

​

Un rapport d'incident grave doit être rempli lorsque l'un des événements suivants se produit sur le site :

  1.  Tout décès d'un membre du personnel ou d'un jeune survenu lors d'une participation sur le site.

  2.  Toute blessure grave infligée à un membre du personnel ou à un jeune. Il s'agit notamment des cas suivants

​

  • Toute blessure causée par un prestataire de services.

  • Blessure accidentelle grave pendant la fréquentation de Be & Become et/ou en recevant des services de Be & Become.

  •  Blessure non accidentelle, y compris auto-infligée, ou inexpliquée, subie par un membre du personnel ou un jeune et nécessitant un traitement par un médecin, y compris une infirmière ou un dentiste.

  •  Toute allégation d'abus ou de mauvais traitements à l'encontre d'un jeune, survenus lors de sa participation à un service. Cela inclut toutes les allégations d'abus ou de maltraitance de jeunes à l'encontre du personnel et des bénévoles.

  •  Tout sinistre, tel qu'un incendie, dans les locaux de Be & Become.

  •  Toute plainte concernant les normes opérationnelles, physiques ou de sécurité de Be & Become qui est considérée par Be & Become comme étant de nature sérieuse.

  • (Informations tirées des Serious Occurrence Reporting Procedures, Ministry of Community, Family and Children's Services, septembre 2002)

 

Procédures

​

  1. Si un incident grave se produit à Be & Become, un rapport d'incident grave doit être rempli et laissé à la disposition du directeur exécutif.

  2. En fonction de la gravité de l'incident et conformément aux politiques et procédures de Be & Become, la personne appropriée doit être informée. Dans la plupart des cas, il s'agit du directeur général. Un message peut être laissé sur la boîte vocale du directeur général, à moins que l'incident ne justifie une action immédiate.

  3.  Une fois examiné par le directeur exécutif, le rapport d'incident grave est envoyé au conseil d'administration.

  4.  Le président du conseil d'administration compile tous les rapports d'incidents graves et une copie doit être conservée par le directeur exécutif de Be & Become dans les archives de Be & Become.

E.9. Ouverture des tâches

À lire avant d'entamer une période de travail :

· Toutes les fiches de contact

· Classeur de communication

 

Documentation à transférer dans l'armoire à archives :

· Livre de communication

 

A compléter avant l'ouverture de la halte-garderie :

· Vérification des messages téléphoniques

· Vérifier que toutes les fournitures de cuisine sont disponibles

· Le matériel du programme est installé et prêt à être utilisé (par exemple, la nourriture a été ramassée, les fournitures pour les activités manuelles de la soirée sont prêtes).

· La feuille de présence est prête

 

Réunion préalable à l'affectation :

La réunion préalable à l'équipe a pour but d'organiser la soirée et de discuter de tout suivi en suspens concernant les jeunes participants.

 

Les points suivants devraient être abordés :

· Les éventuels points de suivi en suspens et la personne qui veillera à ce qu'ils soient menés à bien.

· Tâches quotidiennes.

· Programmation de la journée.

E.10. Routines BE & BECOME

Accueillir les jeunes à la porte

​

Un membre du personnel accueille les jeunes à la porte. Il procède alors à une évaluation rapide du bien-être général du jeune et de ses besoins pour cette halte-accueil. Si le jeune n'a jamais fréquenté la halte-accueil auparavant, on détermine ses besoins immédiats et on l'inscrit.

 

Chaque jeune s'inscrit chaque jour sur nos feuilles d'inscription en indiquant son prénom et son âge. Cela nous aide à déterminer qui se trouve dans le centre d'accueil à des fins d'évacuation, fournit des informations statistiques à nos bailleurs de fonds et permet au personnel de connaître le nom de chaque jeune qui vient à Be & Become.

​

Stockage

​

Les jeunes peuvent ranger leurs affaires à Be & Become pendant qu'ils participent au programme. Si les jeunes laissent leurs affaires au centre d'accueil, le personnel fera tout son possible pour les mettre en sécurité ; toutefois, Be & Become n'est pas responsable des articles perdus ou volés. Les jeunes sont informés de cette procédure lors de leur inscription.

​

Domaine du personnel

​

La zone du personnel comprend le bureau du personnel. En raison de la nature confidentielle des informations que nous traitons, les jeunes sont priés de respecter la confidentialité de cette zone et de ne pas y entrer sans la présence d'un membre du personnel.

Personnel Calendrier Conseil d'administration

Le tableau contient les noms des membres du personnel qui travaillent à chaque permanence pour le mois en cours.

E.11. Tâches de clôture

Journal :

​

Politique

​

Dans un souci de cohérence, un registre de tous les événements survenus lors de l'ouverture de Be & Become est tenu à jour.

 

Procédure

​

1. Un classeur contenant les informations quotidiennes suivantes est tenu à jour :

  •  Date et heure d'ouverture de BE & BECOME

  •  Horaire et noms de la personne de garde

  •  Noms des personnes de garde pour BE & BECOME

  •  Page d'accueil pour les jeunes

  •  Liste des événements et activités

  •  Des messages importants qui doivent être suivis d'effets

  • Notez si un rapport de situation a dû être préparé

​

2. Le classeur est enfermé dans l'armoire de classement lorsque Be & Become est fermé.

 

3. En plus du journal, il existe un cahier de communication du personnel situé dans le bureau, que tous les employés sont tenus de lire et de parapher au début de leur service. Les employés sont encouragés à faire des commentaires et à communiquer par l'intermédiaire de ce carnet.

 

Toilettes

  •  Assurer un approvisionnement suffisant en papier hygiénique.

  •  S'assurer que les toilettes sont entièrement fonctionnelles.

  •  Enlèvement des débris et des ordures en suspens.

 

Cuisine

  • Laver la vaisselle

  • S'assurer que tous les aliments périssables sont emballés et réfrigérés.

  • Veillez à ce que tous les appareils soient éteints.

 

Ordures

  • Enlever les déchets de cuisine et remplacer le sac.

  • Sortez le recyclage.

​

Feuilles d'émargement

· Veiller à ce que tous les noms soient lisibles.

· Retirer les feuilles d'émargement utilisées et les placer dans le dossier administratif du bureau.

 

Administration

· Les notes de cas doivent être complétées dans le journal de communication à la fin de chaque période de travail.

· Transférer les tâches inachevées dans le cahier de communication.

 

Général

· Remplacez ou complétez les serviettes en papier, les ustensiles, les fournitures et les sacs à ordures.

· Enlever les débris des tables et des comptoirs, nettoyer avec une solution de Javex et d'eau.

· Remettre les chaises et les meubles en place.

· Veiller à ce que la vaisselle soit propre et rangée.

 

Sécurité/verrouillage

· S'assurer que toutes les portes sont verrouillées.

· Éteindre les ordinateurs du personnel.

· Vérifier que les clients ne se trouvent pas dans les chambres, la cour et les toilettes.

· Remettre le trousseau de clés dans la salle du personnel.

F. Planification des programmes

F.1 Planification du programme 

 

Politique 

Le directeur exécutif de Be & Become est responsable de la planification de programmes pour les jeunes qui promeuvent le leadership et l'esprit communautaire. Le comité consultatif des jeunes et le personnel sont impliqués dans la planification des programmes. Les programmes répondent aux besoins individuels et collectifs et encouragent l'acceptation de la diversité. 

 

Procédures 

  1. Le directeur exécutif conçoit les programmes permanents de Be & Become sur une base mensuelle. 

  2. Tous les programmes sont planifiés en fonction du budget opérationnel et identifient les ressources en personnel et en bénévoles nécessaires. 

  3. Toutes les descriptions de programmes spéciaux précisent la tranche d'âge, le nombre de jeunes à desservir et les besoins, y compris la diversité, à satisfaire. 

  4. Le personnel conserve une trace écrite du contenu du programme spécial et des noms des participants. 

  5. Afin d'aider à la planification des programmes futurs, les participants aux programmes spéciaux sont invités à remplir un formulaire d'évaluation du programme. 

  6. Le directeur exécutif rend compte au conseil d'administration de la planification du programme tous les deux mois. 

 

F.2. Terrains d'activités en plein air 

​

L'espace extérieur est à la disposition des jeunes pour jouer au basket-ball et au volley-ball, accéder à la patinoire communautaire, disposer d'un endroit sûr pour s'asseoir dehors, et constitue une extension du Centre régional de ressources pour la jeunesse.  Les attentes en matière de maintien d'un environnement sûr sont les mêmes dans l'espace extérieur que dans le centre régional de ressources pour la jeunesse. 

F.3. Ressources communautaires 

Politique 

​

Be & Become a l'intention d'utiliser pleinement les ressources communautaires existantes en procédant à des orientations appropriées et en évitant de dupliquer les services offerts aux jeunes. 

 

Procédures 

​

  1. Le directeur exécutif veille à ce qu'une liste actualisée des ressources communautaires soit tenue à jour à Be & Become, avec les numéros de téléphone et les noms des personnes à contacter. 

  2. Le directeur exécutif veille à ce que les ressources communautaires soient informées du travail de Be & Become et des noms des personnes de contact de Be & Become. 

  3. Le personnel est chargé de veiller à ce que les jeunes qui ont besoin de services non offerts par Be & Become soient orientés vers une ressource appropriée et d'assurer le suivi nécessaire. 

  4. Tous les renvois vers une autre ressource sont notés dans le dossier de l'individu. 

F.4. Mise en réseau 

Le personnel du programme travaille avec d'autres fournisseurs de services à la jeunesse pour promouvoir, soutenir et faciliter les partenariats entre les programmes et les services du secteur de la jeunesse dans la région de l'Outaouais. 

F.5 Conseil consultatif de la jeunesse

Politique 

​

La participation d'un conseil consultatif des jeunes est essentielle au développement de Be & Become et de ses programmes. 

 

Procédures 

​

  1. Le conseil d'administration, en consultation avec les jeunes, définit le mandat du comité consultatif de la jeunesse. 

  1. Les jeunes participant aux programmes Be & Become désignent les membres du Conseil consultatif de la jeunesse. 

  1. Les membres du Conseil consultatif de la jeunesse s'engagent à participer pour une période minimale de 6 mois. 

  1. Les membres du Conseil consultatif de la jeunesse désignent leur président et leurs représentants au conseil d'administration et au comité de programmation. 

G. Bénévoles 

G.1. Volontaires 

 

Politique 

​

Le succès de Be & Become dépend de la contribution des bénévoles qui améliorent et enrichissent le travail du personnel rémunéré. Ils bénéficient d'une orientation, d'un soutien et d'une reconnaissance adéquats pour leur travail. 

 

Procédures 

​

  1. Le conseil d'administration désigne un membre du personnel ou un bénévole pour gérer le programme de bénévolat. 

  2. Les bénévoles sont recrutés par le bouche à oreille et par des annonces dans les journaux locaux. 

  3. Voir ci-dessous les grandes lignes du processus d'orientation des bénévoles. 

  4. Le conseil d'administration organise chaque année un événement visant à reconnaître la contribution des bénévoles. 

G.2 Processus d'orientation des volontaires

Entretien individuel :

Le bénévole potentiel rencontrera le directeur général pour discuter de ses intérêts spécifiques.  C'est le moment de déterminer si les services de Be & Become correspondent aux objectifs de bénévolat de la personne. 

 

Orientation individuelle :

À cette étape du processus, le bénévole recevra une orientation individuelle sur les services du Centre régional de ressources pour la jeunesse. S'il travaille directement avec les jeunes, il devra fournir au directeur général de Be & Become une vérification officielle de son casier judiciaire ainsi que deux références personnelles.  À ce stade, le directeur général passera en revue le manuel des politiques et des procédures et discutera de toute question pertinente avant de commencer le placement du bénévole. 

G.3. Informations générales sur le bénévolat et les possibilités de bénévolat 

L'équipe du personnel et les jeunes du Centre régional de ressources pour la jeunesse apprécient grandement le soutien offert par les bénévoles. La manière dont les bénévoles peuvent soutenir nos services est très variée. Bien qu'un bénévole puisse participer à diverses activités bénévoles, les activités disponibles peuvent être définies dans les catégories suivantes :

 

Programmes de loisirs 

Les programmes récréatifs sont généralement programmés l'après-midi et le week-end. Voici quelques exemples de programmes récréatifs assurés par des bénévoles : 

  • Arts  

  • Artisanat 

  • Équipe d'été de softball 

  • Séances de musique 

​

Programmes éducatifs 

Les programmes éducatifs peuvent être très bénéfiques et programmés pendant nos heures d'ouverture. C'est l'occasion pour les jeunes d'acquérir diverses compétences qu'un bénévole peut être en mesure d'offrir. Voici quelques exemples de programmes éducatifs 

  • Emploi et compétences de vie 

  • Compétences informatiques 

  • Éducation en plein air 

  • Ateliers d'arts créatifs 

  • Ateliers d'écriture 

​

"Volontaires "d'étage 

​

Les bénévoles "d'étage" sont d'une grande aide tant pour les jeunes que pour l'équipe du personnel. "Ils travaillent aux côtés des membres du personnel, aident les jeunes à s'inscrire et, d'une manière générale, les soutiennent pour répondre à leurs besoins non liés au conseil. Ce soutien consiste également à avoir des discussions informelles avec les jeunes et à prendre des nouvelles des jeunes qui utilisent les services. 

​

Bénévoles administratifs 

​

Les volontaires qui choisissent ce domaine d'activité soutiendront l'équipe du personnel et la personne chargée de l'assistance administrative en effectuant diverses tâches. Ces tâches peuvent comprendre la réponse au téléphone, la saisie de données, l'archivage et le traitement de texte. 

​

Bénévoles pour des événements spéciaux 

​

En général, ces bénévoles participent à BE & BECOME en fournissant une autre activité bénévole, mais ils sont également disponibles pour soutenir le personnel lors d'événements spéciaux. Ces types d'événements peuvent inclure 

  • Fête de Noël 

  • Fête du dragon 

  • Fête du Canada 

  • Collecte de fonds 

  • Collecte des dons 

​

Autres suggestions 

L'équipe du personnel et le conseil d'administration apprécient toutes les suggestions d'activités qu'un bénévole peut présenter. Si un bénévole remarque qu'un service manque ou que des activités pourraient améliorer les services existants, nous sommes heureux que ces idées soient soumises à la discussion. L'évolution de nos services s'accompagne d'une diversification des moyens par lesquels les bénévoles peuvent aider les services à répondre aux besoins des jeunes. Les idées créatives sont toujours les bienvenues. 

H.  Documentation 

H.1. Livre de communication 

​

Situé dans le bureau, le cahier de communication est une méthode de communication pour l'équipe du personnel.  Il contient des informations sur le travail à effectuer chaque jour, les événements à venir, l'ordre du jour de la réunion d'avant-poste, des suggestions de points à l'ordre du jour de la réunion hebdomadaire du personnel et des informations sur les contacts de suivi. 

H.2. Fermeture du dossier 

En raison de la nature de ce programme, les dossiers ne sont pas clôturés avant le 21e anniversaire du client (st ).  Tous les dossiers sont conservés par ces services pendant sept ans après la clôture du dossier, afin de faciliter tout suivi éventuel.  Au bout de sept ans, les dossiers sont retirés de Be & Become et déchiquetés. 

H.3. Notes de contact 

Des notes de contact doivent être rédigées pour chaque contact significatif avec le jeune.  Il n'est pas nécessaire ou possible d'inscrire une note de contact pour chaque visite, mais uniquement pour les contacts jugés significatifs, à savoir : rapports d'incidents, discussions importantes, révélation d'abus, contact avec la police ou d'autres services collatéraux, problèmes médicaux, activités criminelles, idées ou tentatives suicidaires.  L'équipe du personnel a la capacité discrétionnaire de décider ce qui est considéré comme un contact important au jour le jour. 

I.  Procédures d'urgence 

I.1. Pas d'ouverture pour cause de mauvais temps ou d'urgence du personnel 

 

Politique 

​

Afin d'assurer la sécurité des clients et du personnel, il peut arriver qu'il soit nécessaire de ne pas ouvrir Be & Become en raison de conditions météorologiques défavorables ou d'une autre urgence liée au personnel. 

 

Procédures 

​

  1. Dans la mesure du possible, le directeur exécutif consulte un membre du conseil d'administration avant de prendre la décision. 

  2. Le directeur exécutif prendra la décision de ne pas ouvrir Be & Become en cas de mauvais temps. 

  3. Le directeur exécutif contactera l'un des membres du personnel de remplacement pour savoir s'il est disponible. 

  4. Si aucune relève n'est disponible, le directeur général enverra un courriel à tous les parents des jeunes participants réguliers, et enverra une copie à l'école secondaire St. 

  5. Le directeur exécutif publiera un avis sur la page Facebook indiquant la fermeture. 

I.2. Sécurité des bâtiments 

Clés de construction 

  1. Be and Become contrôle les clés du bâtiment et toutes les clés seront attribuées par leur représentant désigné.   

  2. Les membres du personnel et du conseil d'administration sont tenus de signer les clés qui leur sont remises par Be and Become. 

  3. Les membres du personnel et du conseil d'administration rendent leur(s) clé(s) au directeur exécutif lorsqu'ils quittent Be & Become. 

I.3. Évacuation des bâtiments

Politique 

​

Cette politique a été élaborée pour assurer l'évacuation ordonnée et complète de Be & Become en cas d'urgence ou de déclenchement de l'alarme. Dans le cadre de cette politique, les situations suivantes sont des urgences pour lesquelles une évacuation totale ou partielle du bâtiment est nécessaire : 

​

  • Incendie 

  • Explosion 

  • Alerte à la bombe 

  • Rejet de substances chimiques dangereuses, en quantités ou en toxicité, qui menacent la santé humaine 

  • Contamination de l'air des bâtiments 

  • Temps violent 

 

Procédures 

​

  1. Tout le monde doit quitter le bâtiment immédiatement en empruntant l'une des deux sorties principales.  Toutes les affaires doivent être laissées sur place. 

  2. Les deux sorties principales sont situées à chaque extrémité du Centre régional de ressources pour la jeunesse : l'entrée principale à l'avant et la sortie de secours à l'arrière.  Dans le cas où une porte ne peut être atteinte, il existe des fenêtres sur le mur opposé qui peuvent être utilisées. 

  3. Un membre du personnel prendra le classeur des membres et le registre d'inscription en partant.  La procédure d'urgence et la liste des numéros de téléphone d'urgence se trouvent au dos du cahier d'émargement. 

  4. Le personnel prendra le téléphone portable en partant. 

  5. Tout le monde doit se rassembler sur le parking extérieur, près de l'entrée principale du Centre régional de ressources pour la jeunesse, et y rester jusqu'à ce qu'un membre du personnel le libère. 

  6. À l'aide du registre d'inscription, le personnel vérifie que tous les jeunes sont inscrits. 

  7. Une fois que tous les membres du personnel et les jeunes sont présents, un membre du personnel se met en rapport avec le personnel du centre communautaire sur place (s'il y a lieu) pour appeler le 911. 

  8. Le personnel contactera le directeur exécutif (s'il n'est pas déjà sur place). 

 

Be & Become se conformera également au plan d'évacuation d'urgence du bâtiment du Centre régional de ressources pour la jeunesse, tel qu'il est annexé au présent document. 

J. Forms 

  • Code de conduite des jeunes 
     

  • Code de conduite : Membre du conseil d'administration, personnel ou bénévole 
     

  • Code de déontologie : Membre du conseil d'administration, personnel ou bénévole 
     

  • Conflit d'intérêts : Membre du conseil d'administration, personnel ou bénévole 

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